• Je hoeft niet per se zelf een groot voetbalfan te zijn, om toch een waardevolle rol te kunnen vervullen voor de club. Dat bewijst het verhaal van Luc Richter. 'Mijn dochter van tien jaar is dol op voetbal en speelt bij de Zwaluwen. Zelf heb ik de rol van teamcoach gehad. Toendertijd werd er een rondje langs de velden gedaan met het verzoek: wie zou willen helpen met de ledenadministratie?'

    Luc voelde zich geroepen voor deze functie. 'Lang geleden heb ik een band gespeeld. Naast muzikant was ik ook penningmeester.  Ik heb wel affiniteit met administratieve zaken. Daarnaast zit mijn dochter hier met veel plezier op voetbal en wilde ik graag iets terugdoen. Dit is een leuke, ondersteunende functie naast de lijn.'

    De ledenadministratie is dé bron om te zorgen dat alles in de praktijk goed loopt voor de teams, legt hij uit. 'Hoe beter en up-to-date de ledenadministratie is, hoe soepeler alles loopt in de praktijk. Denk bijvoorbeeld aan het simpelweg invoeren en actueel houden van namen, email- en huisadressen en telefoonnummers. Dat is cruciaal om leden überhaupt te kunnen benaderen en noodzakelijk voor de onderlinge communicatie. Toen ik met deze rol startte, waren er nog weinig processen. In het dagelijks leven werk ik als business analist, dus ik vond het leuk om mijn kennis hier toe te passen: blokje, pijltje, stroomdiagram. Nu is er een goede handleiding voor de meest voorkomende taken.'

    Reservelijst

    Ook houdt Luc zich bijvoorbeeld bezig met het bijhouden van reservelijsten en plaatsingen. 'Ik zorg ervoor dat een aanmelding wordt omgezet in een betaald lidmaatschap. Het is voor verenigingen uiteraard van belang om financieel gezond te zijn en te blijven door juist en tijdig contributie te ontvangen. Tegenwoordig gebruiken we NIKKI, een online penningmeester voor verenigingen en sportclubs. Daardoor zijn we veel minder tijd kwijt met het incasseren van achterstallige contributie en kunnen we ons meer focussen op andere zaken. Zo hou ik bijvoorbeeld ook de mailbox bij met meer algemene vragen, bijvoorbeeld rondom corona of het gebruik van de U-pas, waarmee je met korting kunt sporten.'

    Luc doet de ledenadministratie nu samen met Bart. Hij zou een of twee extra collega's zeer waarderen. 'Het is leuk om te doen en ook niet al te moeilijk. Je onderhoudt regelmatig contact met onder andere afdelingscoördinatoren en de leden zelf. In het jaar zijn er een aantal piekmomenten, zoals de periode voor 1 juni. Dan moeten namelijk alle nieuwe inschrijvingen en uitschrijvingen geregeld zijn. Op basis daarvan worden de teams ingedeeld voor het nieuwe seizoen. Het zou sowieso prettig zijn om als elkaars back up te kunnen fungeren. Na de 'inwerkperiode' is het ook mogelijk om af en toe bij te springen. Het hoeft dus geen voltijdsfunctie te zijn. En vele handen maken licht werk!'

    Ben jij nauwkeurig, vriendelijk en lijkt het je leuk om de 'collega' van Luc en Bart te worden? Neem dan contact op via email naar: ledenadministratie@zwaluwenutrecht1911.nl.